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和时间做朋友  

2017-06-03 22:49:10|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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当上管理者就没有了自己的时间。每个人都会来占用你的时间。每个人都想让你花时间。每天总是干不完的工作,而且每一件事所花费的时间似乎总比应该花的时间要长,有时甚至要加倍。但是,卓有成效的管理者运用时间的方式与我们大多数人运用时间的方式还是有差别的。重要的是,你要知道你实际上有多少时间,而且都用到哪里了。不是每一件事都同等重要。你是否知道对那些真正重要的活动付出了足够的时间?难道没有一些时间在不知不觉间流逝吗?

(彼得.德鲁克,录相带系列文字记录,1968年)
心得
在德鲁克的字典里,时间是最特殊的一项“资源”。之所以说他很特殊是因为相比于资金或者说人力资源来说,只有时间,是我们租不到,借不到,也买不到,更不能以其他手段来获得的资源。“时间的供给,,丝毫没有弹性。不管时间的需求有多大,供给绝不可能增加,时间的供需没有价格供调节,也无法绘制边际效用曲线。而且,时间稍纵即逝,根本无法储存。昨天的时间过去了,永远不会再回来。所以,时间永远是最短缺的。”(引自《卓有成效的管理者》第二章:掌握自己的时间)

在任何组织中都有人力资源部来管理人力资源,有财务部来管理财务资源,可是做为最稀有的资源-时间,却没有一个部门来进行管理。不仅如此,通常来说,组织的规模越大,管理者可以实际掌握的时间就越少,因此,需要每一位管理者自己行动起来,对自己的时间负责。根据德鲁克的观察,有效的管理者首先应该知道自己的时间用在了什么地方,并且更应该妥善运用剩下来可自由支配的少量时间。

因此,德鲁克建议将时间管理可以分为三个步骤,第一步就是记录时间,即了解自己的时间都去哪了,

记录时间就好像给自己的时间做一次体检一样,从而了解到自己在时间管理方面存在什么样的问题,也只有经过这样的体检之后,治疗时间的方法才会脱颖而出。根据德鲁克的观察“许多有效的管理者都经常保持这样的一份时间记录,每月定期拿出来检讨。至少,有效的管理者往往以连续三四个星期为一个时段,每天记录,一年内记录两三个时段。有了时间耗用的记录样本,他们便能自行检讨了,事实上许多管理者都备有一本小册子,自己记录。重要的是,必须在处理某一工作的“当时”立即加以记录,而不能事后凭记忆补记。”(引自《卓有成效的管理者》第二章:掌握自己的时间)

在实际的辅导客户过程中,我们发现运用小册子来记录时间很难坚持,其原因是因为记录时间本身就是打断工作思路的过程,除非您有一位很好的秘书。对于普通人来说,手机上的一些软件却可以帮助我们很好的做到这一点,这里向大家推荐两款专门用于记录时间的APP:ATIMELOGGER或者时间记录器,操作简单,并且可以在线生成时间报告,您可以运用这样的软件轻松的进入时间体检的流程

第二个步骤就是要做有系统的时间管理。

通过记录时间,我们就可以将非生产性的和浪费时间的活动找出来,尽可能将这类活动从时间表上排除出去。要做到这一步,可以在阅读“时间报表”的过程中试问自己下列几个问题:什么事根本不必做,做了也完全是浪费时间?哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果?哪些浪费是缺乏制度或远见而产生时间浪费?哪些是人员过多造成的时间浪费?我们的会议是否在浪费时间?我们的沟通成本是否太高……

第三个步骤,时间管理的最后一步,是将可由管理者自由支配的零碎时间集中起来。

管理者在做过了自己的时间记录和分析后,当然了解究竟有多少时间可用于重要事务了。换句话说,有多少时间可以自由支配,又有多少时间可以用在确实有贡献的大事上。然后保留出相当分量的一段连续性的整块时间来。一旦发现还有别的事情在“蚕食”他保留的时间,便立即再仔细分析他的时间记录,再将其中比较次要的工作重新过滤一次。

同时,在真实的了解自己在管理时间方面遇到的问题以后,您就可以对应的找到管理工具来加以改变了。现在,市面上有大量的时间管理工具可供选择,诸如:易效能,番茄钟、三只青蛙、工作清单、效率手册……您要做的并不是照盘全收,而是根据时间体验的结果选择最适合自己的工具,从而提升自己的时间使用效果。
思考
时间记录表上的哪些活动,即使我根本没做它,也不会发生任何事情?

我时间记录表上的哪些活动可以由别人完成,以产生同样的甚至是更好的效果?我可以把这些活动移交给谁?技术手段能帮我节约跟踪授权给别人活动的时间吗?

我有没有做了“浪费了其他人的时间,又没有对他的工作有任何的帮助”的事情?
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