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酒店开业筹备计划(正文)  

2017-07-19 08:17:14|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 XX酒店开业筹备计划

一、 公司开业筹备的任务与要求分析

二、 公司开业准备计划

三、 开业前的试运行


附件一:开业前准备工作进度表(按部门分类)


附件二:开业前准备工作进度表(按照工作性质分类)


做好XX酒店开业前的准备工作,对XX酒店开业及开业后的工作具有非常重要的意义;我采用倒计时的手法,将公司开业筹备工作作为一个项目来运作,实践证明可操作性极强。

一、公司开业筹备的任务与要求
   公司开业前的准备工作,主要是建立部门运营系统,并为开业及开业后的运营在人、财、物等各方面做好充分的准备,具体包括:
(一)确定公司各部门的管辖区域及责任范围
    各部门负责人到岗后,首先要熟悉公司的平面布局,最好能实地察看。然后根据实际情况,确定公司的管辖区域及各部门的主要责任范围,以书面的形式将具体的建议和设想呈报总经理。公司最高管理层将召集有关部门对此进行讨论并做出决定。在进行区域及责任划分时,各部门管理人员应从大局出发,要有良好的服务意识。按专业化的分工要求,公司的清洁工作最好归口管理。这有利于标准的统一、效率的提高、设备投入的减少、设备的维护和保养及人员的管理。职责的划分要明确,最好以书面的形式加以确定。
(二)设计公司各部门组织机构
    要科学、合理地设计组织机构,公司各部门经理要综合考虑各种相关因素,如:公司的规模、档次、建筑布局、设施设备、市场定位、经营方针和管理目标等。
(三)制定物品采购清单
    公司开业前事务繁多,经营物品的采购是一项非常耗费精力的工作,仅靠采购部去完成此项任务难度很大,各经营部门应协助其共同完成。无论是采购部还是公司各部门,在制定公司及部门采购清单时,都应考虑到以下一些问题: 
1.XX酒店的建筑特点:采购的物品种类和数量与建筑的特点有着密切的关系。例如,床单风格是否适合包厢装修风格、窗帘的颜色及遮光度等等。
2.行业标准:依据相关商务酒店行业标准,它是相关公司工作的主要依据。
3.XX酒店的设计标准及目标市场定位:我们应从本公司的实际出发,根据设计的标准制作清单,同时还应根据本公司的目标市场定位情况,考虑目标客源市场对酒店服务用品的需求,以及在消费时的一些行为习惯。 
4.行业发展趋势:我们应密切关注本行业的发展趋势,在物品配备方面应有一定的超前意识,不能过于传统和保守。例如,公司根据客人的需要在客房内适当减少不必要的客用物品就是一种有益的尝试。
5.其它情况:在制定物资采购清单时,有关部门和人员还应考虑其它相关因素,如:出租率、公司的资金状况等。采购清单的设计必须规范,通常应包括下列栏目:部门、编号、物品名称、规格、单位、数量、参考供货单位、备注等。此外,部门在制定采购清单的同时,就需确定有关物品的配备标准。
(四)协助采购
    公司各部门经理虽然不直接承担采购任务,但这项工作对各部的开业及开业后的运营工作影响较大,因此,各部门经理应密切关注并适当参与采购工作。这不仅可以减轻采购的负担,而且还能在很大程度上确保所购物品符合要求。各部门经理要定期对照采购清单,检查各项物品的到位情况,而且检查的频率,应随着开业的临近而逐渐增高。
(五)参与或负责制服的设计与制作
    各部门参与制服的设计与制作,是公司行业的惯例。
(六)编写公司各岗位的工作手册
    工作手册,是部门的工作指南,也是员工培训和考核的依据。工作手册包括岗位职责、工作程序、奖罚制度、规章制度及运转表格等部分。
 (七)参与员工的招聘与培训 
    公司的员工招聘与培训,需由公司经理及主管负责。在员工招聘过程中,根据公司工作的一般要求,对应聘者进行初步筛选,并把好录取关。培训是开业前的一项主要任务,经理需从本公司的实际出发,制定切实可行的培训计划,督导培训计划的实施,并确保培训工作达到预期的效果。
(八)建立公司各部门财产档案
    开业前,即开始建立公司各部门的财产档案,对日后公司各部门的管理具有特别重要的意义、制定物品盘点工作计划及物品报损及赔偿制度。很多公司经理就因在此期间忽视该项工作,而失去了掌握第一手资料的机会。
(九)跟进XX酒店装饰工程进度并参与公司工程验收
    公司的验收,由基建、工程、公司等共同参加。公司各部门参与验收,能在很大程度上确保装潢的质量达到XX酒店所要求的标准。公司各部门在参与验收前,应根据XX酒店的情况设计一份公司各部门验收检查表,并对参与的部门人员进行相应的培训。验收后,部门要留存一份检查表,以便日后的跟踪检查。
(十)负责全店的基建清洁工作
    在全店的基建清洁工作中。公司各部门除了负责各自负责区域的所有基建清洁工作外,还负责大堂等相关公共区域的清洁。开业前基建清洁工作的成功与否,直接影响着对公司成品的保护。很多公司就因对此项工作的忽视,而留下永久的遗憾。经理确定各部门的基建清洁计划,然后对各部门员工进行清洁知识和技能的培训,为各部门配备所需的器具及清洁剂,并对清洁过程进行检查和指导。
(十一)XX酒店的模拟运转
XX酒店在各项准备工作基本到位后,即可进行营业模拟运转。这既是对准备工作的检验,又能为正式的运营打下坚实的基础。
 
二、XX酒店开业准备计划
    制定XX酒店开业筹备计划,是保证公司开业前工作正常进行的关键。开业筹备计划有多种形式,公司通常采用倒计时法,来保证开业准备工作的正常进行:根据XX酒店的进度:
 (一)开业前一个半月
1.参与选择制服的用料和式样。
2.了解客房的数量、类别与床的规格等,确认各类客房的方位等。
3.了解公司其它配套设施的配置。
5.熟悉所有区域的设计蓝图并实地察看。
6.了解有关的订单与现有财产的清单(布草、表格、客用品、清洁用品等)。
7.了解所有已经落实的订单,补充尚未落实的订单。
8.确保所有订购物品都能在开业一个月前到位,并与相关部门商定开业前主要物品的贮存与控制方法,建立订货的验收、入库与查询的丁作程序。
9.检查是否有必需的家具、设备被遗漏,在补全的同时,要确保开支不超出预算。
10.如果公司不设洗衣房,则要考察当地的洗衣场,草签店外洗涤合同。
11.决定有哪些工作项目要采用外包的形式,如:虫害控制,外墙及窗户清洗,对这些项目进行相应的投标及谈判。
12.设计部门组织机构。
13.写出部门各岗位的职责说明,制定开业前的培训计划。
14.落实员工招聘事宜。
(三)开业前一个月
1.按照公司的设计要求,确定客房的布置标准。
2.制定部门的物品库存等一系列的标准和制度。
3.制订物品的使用和管理计划。
4.制定公司的安全管理制度。配合消防卫生等机关对公司的审批。
5.制定清洁剂等化学药品的领发和使用程序。
6.制定公司设施、设备的检查、报修程序。
7.制定制服管理制度。
8.建立公司服务和卫生质量检查制度、投诉解决标准及流程。
9、制定遗失物品处理程序、客人及其物品安全管理制度。
10、制定待修房的有关规定。
11、建立"VIP"房的服务标准。
12、制定客房的清扫程序。
13、确定物品损坏赔偿价格及其流程并设计好相应的表格。
14、设计部门运转表格。
15、制订开业前员工培训计划。
(五)开业前二十天
1、审查洗衣房的设计方案。
2、与清洁用品供应商联系,使其至少能在开业前一个月将所有必需品供应到位,以确保公司“开荒”工作的正常进行。
3、核定公司员工的工资报酬及福利待遇、薪酬晋升体系。
4、核定所有布件及物品的配备标准。
5、实施开业前员工培训计划。
(六)开业前第十五天
1、对大理石和其它特殊面层材料的清洁保养计划和程序进行复审。
2、制定客用物品和清洁用品的供应程序。
3、制定其它地面清洗方法和保养计划。
4、建立VIP房的检查与报告程序。
5、确定前厅与各楼层的联系渠道。
6、制定员工激励方案(奖惩条例)及员工手册
7、制定有关客房计划卫生等工作的周期和工作程序(如翻床垫)。
8、制定所有前后台的清洁保养计划,明确各相关部门的清洁保养责任。
9、建立布草使用量的文档管理程序。 
10、继续实施员工培训计划。
(七)开业前第十天
1、与财务部合作,根据预计的需求量,建立一套布件、器皿、客用品的总库存标准。
2、核定所有物品的交付、接收、盘点日期。
3、准备足够的清洁用品,供开业前清洁使用。
4、确定各库房物品存放标准。
5、确保所有客房物品按规范和标准上架存放。
6、与相关部门一起重新审定有关家具、设备的数量和质量,做出确认和修改。
7、与财务一起准备一份详细的货物贮存与控制程序,以确保开业前各项开支的准确、可靠、合理。
8、如公司自设洗衣房,则要与社会商业洗衣场取得一定的联系,以便在必要时可以得到必要的援助。
9、继续实施员工培训计划。
(八)开业前第七天
1、与工程部一起核实各区域设备及零配件是否已到。
2、正式确定公司的组织机构。
3、根据工作和其它规格要求,制定出人员分配方案。
4、与工程负责人一起验收公司,确保每一间房、每个角落都符合标准。
5、建立布草和制服的报废程序。
6、根据店内布草及工服使用的情况和要求,确立外联选择对象,以备不时之需。
7、着手准备公司的第一次清洁工作(全面细节清理)。
(九)开业前第五天
1、开始逐个打扫客房、配备客用品,以备使用。
2、对所有布草进行使用前的洗涤。全面洗涤前必须进行抽样洗涤试验,以确定各种布件在今后营业中的最佳洗涤方法。
3、按照工程交付计划,会同工程负责人逐个验收和催交有关区域和项目。
4、开始清扫后台区域和其它公共区域。
5、组织员工现场模拟培训,分析讲解各类突发事件及解决应对方法。


三、开业前的试运行
     开业前的试运行往往是公司最忙、最易出现问题的阶段。对此阶段工作特点及问题的研究,有利于减少问题的出 现,确保公司从开业前的准备到正常营业的顺利过渡。公司的管理人员在开业前试运行期间,应特别注意以下问题:
(一)持积极的态度
     在公司进入试营业阶段,很多问题会显露出来。对此,部分管理人员会表现出急躁情绪,过多地指责下属。正确的方法是持积极的态度,即少抱怨下属,多对他们进行鼓励,帮助其找出解决问题的方法。在与其它楼层和部门的沟通中,不应把注意力集中在追究谁的责任上,而应研究问题如何解决。
(二)经常检查物资的到位情况 
     前面已谈到了管理人员应协助采购、检查物资到位的问题。实践中很多公司和公司往往会忽视这方面的工作,以至于在快开业的紧要关头发现很多物品尚未到位,从而影响部门开业前的工作。常被遗忘的物品有:工作钥匙链、抹布、报废床单、云石刀片等。
(三)重视过程的控制 
     开业前的清洁工作量大、时间紧,虽然管理人员强调了清洁中的注意事项,但服务员没能理解或“走捷径”的情况普遍存在,如:用浓度很强的酸性清洁剂去除迹、用刀片去除玻璃上的建筑垃圾时不注意方法等等。这些问题一旦发生,就很难采取补救措施。所以,管理人员在布置任务后的及时检查和纠正往往能起到事半功倍的作用。 
(四)加强对成品的保护
    对公司地毯、墙纸、家具等成品的最严重破坏,往往发生在开业前这段时间,因为在这个阶段,店内施工队伍最多,大家都在赶工程进度,而这时的任务也是最重,容易忽视保护,而与工程单位的协调难度往往很大。尽管如此管理人员在对成品保护的问题上,不可出现丝毫的懈怠,以免留下永久的遗憾。为加强对公司成品的保护,管理人员可采取以下措施:
1、积极对空调、水管进行调试后再开始包厢的装潢,以免水管漏水破坏墙纸,以及调试空调时大量灰尘污染客房。
2、加强与装潢施工单位的沟通和协调。敦促施工单位的管理人员加强对施工人员的管理。管理人员要加强对尚未接管楼层的检查,尤其要注意装潢工人用强酸清除顽渍的现象,因为强酸虽可除渍,但对洁具的损坏很快就会显现出来,而且是无法弥补的。
3、尽早接管楼层,加强对楼层的控制。早接管楼层虽然要耗费相当的精力,但对楼层的保护却至关重要。一旦接管过楼层钥匙,就要对包厢内的设施、设备的保护负起全部责任,公司需对如何保护设施、设备做出具体、明确的规定。在楼层铺设地毯后,公司需对进入楼层的人员进行更严格的控制,此时,要安排服务员在楼层值班,所有进出的人员都必须换上为其准备的拖鞋。部门要在楼层及卫生间洗浴间出人口处放些废弃的地毯头,遇雨雪天气时,还应放报废的床单,以确保地毯不受到污染。
4、开始地毯的除迹工作。地毯一铺上就强调保养,不仅可使地毯保持清洁,而且还有助于从一开始,就培养员工保护公司成品的意识,对日后的工作将会产生非常积极的影响。
(五)加强对钥匙的管理 
开业前及开业期间部门工作特别繁杂,管理人员容易忽视对钥匙的管理工作,通用钥匙的领用混乱及钥匙的丢失是经常发生的问题。这可能造成非常严重的后果。首先要对所有的丁作钥匙进行编号,配备钥匙链;其次,对钥匙的领用制定严格的制度。例如,领用和归还必须签字、使用者不得随意将钥匙借给他人、不得使钥匙离开自己的身体等。
(六)确定物品摆放规格 
    确定物品摆放规格工作,应早在样板房确定后就开始进行,在样板房确定之后,就开始设计客房内的物品布置,确定各类型号客房的布置规格,并将其拍成照片,进而对员工进行培训,把好客房质量验收关。
(七)公司质量的验收,往往由工程部和管理部共同负责
     作为使用部门,公司的验收对保证营业服务质量至关重要。在验收前应根据本公司的实际情况设计验收表,将需验收的项目逐一列上,以确保验收时不漏项。应请被验收单位在验收表上签字并留备份,以避免日后的扯皮现象。有经验的经理在对客房验收后,会将所有的问题按房号和问题的类别分别列出,以方便安排施工单位的返工,及本楼层对各房间状况的掌握。公司还应根据情况的变化,每天对以上的记录进行修正,以保持最新的记录。
(八)注意工作重点的转移,使公司工作逐步过渡到正常运转
     开业期间公司工作繁杂,但各部门经理应保持清醒的头脑,将各项工作逐步引导到正常的轨道。在这期间,各部门经理应特别注意以下的问题:
1、按规范要求员工的礼貌礼节、仪表仪容。由于楼层尚未接待客人、做基建清洁时灰尘大、制服尚未到位等原因,此时管理人员可能还未对员工的礼貌礼节、仪表仪容做较严格的要求,但随着开业的临近,应开始重视这些方面的问题,尤其要提醒员工做到说话轻、动作轻、走路轻。培养员工的良好习惯,是做好服务工作的关键所在,而开业期间对员工习惯的培养,对今后工作影响极大。
2、建立正规的沟通体系:开始建立内部会议制度、交接班制度,开始使用表格;使楼层间或班次间、部门内的沟通逐步走上正轨。
3、注意后台的清洁、设备和家具的保养。各种清洁保养计划应逐步开始实施,而不应等问题变得严重时再去应付。
(九)注意吸尘器的使用培训
    做基建清洁卫生时会有大量的垃圾,很多员工或不了解吸尘器的使用注意事项,或为图省事,会用吸尘器去吸大的垃圾和尖利的物品,有些甚至吸潮湿的垃圾,从而程度不同地损坏吸尘器。此外,开业期间每天的吸尘量要比平时大得多,需要及时清理尘袋中的垃圾,否则会影响吸尘效果,甚至可能损坏电机。因此,应注意对员工进行使用吸尘器的培训,并进行现场督导。
(十)确保提供足够的、合格的客房
    常出现的问题是营销经理带顾客到所需的房间时却发现,所要的客房存在着这样或那样的一时不能解决的问题,而再要换房,时间又不允许,以至于影响到服务质量和客人的满意度。管理人员应及时检查各包厢、客房使用、卫生设备等情况。
(十一)使用电脑的同时,准备手工开单收银应急流程培训。
     开业前对使用电脑的人员进行及时、有效的培训,并培训手工开单收银操作的应急流程。
(十二)加强安全意识培训,严防各种事故发生
      管理人员要特别注意火灾隐患,发现施工单位在楼层动用明火要及时汇报。此外,还须增强防盗意识,夜间加强各楼层客房的巡视,杜绝烟头明火。
(十三)加强对公司内设施、设备使用注意事项的培训
公司常见的问题之一,是服务员或技师不完全了解公司设施、设备的使用方法,不能给客人以正确的指导和帮助,从而给客人带来了一定的不便,如:冲浪浴池、多功能抽水马桶的使用等。



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